守规章制度之正，固企业生存之本——疫情过后对企业完善员工手册的几点建议

来源《劳动法苑》

春节前夕，随着新型冠状病毒感染的肺炎疫情范围的不断蔓延和发展，在全国范围内打响了一场“疫情防控狙击战”。这场没有硝烟的战争，不止是发生在病患和一线的医护人员身上，也是关乎到我们每一个人的生命安全。非常时期，全民“宅”家，尽可能阻断疫情传播，但同时，也让多数企业经营生产按下了“暂停”键。随着疫情逐步得到控制，企业也在逐步地恢复生产、经营中。从短期来说，企业要应对如何“活下来”的挑战；从长期来说，企业要制定未来的战略，而在这个过程中，都离不开人。管理人就离不开规章制度，因此，规章制度是企业生存、发展的必备。那么，规章制度要如何进一步优化，才能让企业在社会变革、市场变化、危机突发时站住脚跟、保持生产力呢？笔者结合自身多年修订员工手册的经验，就如何完善规章制度、通过制度降低突发公共卫生事件给企业带来的消极影响，提出自己的一些想法。

一、充分重视集体协商，完善工会及职代会制度

《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。不仅《员工手册》等企业规章的生效需要履行该民主流程，其他涉及劳动者切身利益的制度，如薪酬调整、工时调整等制度，也并非是企业的“一言堂”，而是需要与工会或职工代表集体协商后才能生效并适用。这是体现企业民主管理的重要形式，也是规章制度本身的法律要求。

此次新冠肺炎疫情给多数企业带来了区域封闭、停工停产、经济活动暂停等一系列冲击。为此，《人力资源社会保障部、全国总工会、中国企业联合会/中国企业家协会、全国工商联关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间稳定劳动关系支持企业复工复产的意见》中规定：“对受疫情影响导致企业生产经营困难的，鼓励企业通过协商民主程序与职工协商采取调整薪酬、轮岗轮休、缩短工时等方式稳定工作岗位；对暂无工资支付能力的，要引导企业与工会或职工代表协商延期支付，帮助企业减轻资金周转压力”。由此可见，面临疫情带来的挑战，如何安然度过此次危机，实现企业与员工利益的“双赢”，就需要企业充分重视集体协商，有工会或者职代会的企业应当积极发挥工会、职代会的作用，协调企业与员工之间的劳动关系；没有工会或者职代会的企业为达到维稳降薪的目的，短期内，可通过自上而下推举协商代表的形式与员工就工时、薪酬调整等方案达成一致；中长期，可根据企业情况，在条件允许的情况下尽快建立工会、职代会等企业民主管理平台，这不仅有助于企业之后就各种事项或制度与员工的集体协商，也会降低企业在劳动用工管理过程中的法律风险。

二、 兼顾劳资双方利益，优化企业调薪制度

对于不少企业而言，人力成本确实是企业成本中的较大一部分。正如前文所述，法律固然对企业有底线要求，但在疫情面前，政府层面也对员工提出与企业共克时艰的要求，大多数员工通常也能够理解和体谅企业的难处。那么，怎样才能合理合法地调整员工薪酬，降低企业成本压力呢？笔者认为，除了在《员工手册》中预设薪资调整的权利以外，企业还可以通过以下几个方面对《员工手册》中的薪酬制度进行优化：

1、 预设自动降薪制度。企业在经济不景气时期以及事业成长暂时受挫阶段，可根据事业发展需要，启用自动降薪制度，避免过度裁员与人才流失，确保企业渡过难关。如发生疫情等突发性公共卫生事件，则企业经过与职工代表及工会的沟通、协商，可启动全员自动降薪制度，即全体员工在一段时期内根据级别不同程度下调一定比例工资，以帮助企业渡过难关。该制度的设定是就特殊情况下的降薪机制提前通过制度取得员工的共识，从而提升日后具体操作的合理性和成功率。但具体到执行层面，仍建议企业重视与员工的充分沟通、协商及相关民主流程，从而尽可能降低操作的法律风险。

2、 调整工资结构。企业应当尽量避免“一口价”的工资结构，而是通过在固定的基本薪资之外，增加弹性工资的设定，例如绩效工资、奖金、提成等，并配套相应的弹性发放制度。此种工资结构不仅加强了对员工的激励，也赋予企业更多的自主权。

3、 完善绩效激励政策。越是在危机面前，越能考验一个人的基本素养。一般来说，企业的绩效考核包括德、能、勤、效等几方面，但在日常的考核过程中，通常只停留在可视化、可量化的层面，无法对更加深入的精神层面的素质进行考核。在突发危机事件面前，作为管理层，应当具备果断决策力、团队协调能力以及一定的奉献精神；作为普通员工，应当具备快速响应能力和团队凝聚力。企业完全可以将管理层及普通员工在危机时刻的表现纳入考核范畴，并根据考核结果进行薪酬及人事调整。

三、 规范工作流程，增设弹性工作制度

为了减少人群聚集，防止交叉感染，不少企业选择让员工在家办公。对于企业而言，与防范疫情同等重要的挑战是，在社会大面积延期返工的状态下，是否能利用远程协作工具实现员工高效“在家办公”？想回答好这个问题，就需要企业匹配与“在家办公”相配套的流程和制度。首先，“在家办公”属于弹性工作制的一种，与办公室集中办公不同，在家办公的工作时间弹性、节省了通勤时间，但也存在弊端，比如沟通效率低、员工归属感低、对人的意志力也是非常大的考验。此时，就需要企业管理者建立一套规范的工作流程。一个团队的执行力取决于是否有工作流程的指导，不完善的工作流程会对工作过程产生错误的引导作用，降低了工作效率。而完善的标准化的工作流程，对工作的进行起到指导和保驾护航的作用，提高了工作效率。其次，在《员工手册》的标准工时制度之外，增设弹性工作制度，在制度中明确规定弹性工作制的适用范围、不同类型弹性工作制的适用条件与对象、审批程序、相关部门职责及弹性工作制实施人员与其他部门和人员配合事项规定等等。同时，企业要配备实施弹性工作制的必备硬件，让员工感到不在公司办公和在公司办公没有任何区别，例如为员工配备笔记本电脑、在公司安装视频会议设备、建议一套完整的OA流程等，以保证沟通能够顺利进行。

四、 采用疏堵结合，加强劳动纪律管理

劳动纪律规范作为企业规章制度中的重要组成部分，在《员工手册》中一般占据着较大的篇幅，是企业管理员工尤其辞退员工时的重要制度依据。在平时的用工过程中，企业管理员工要“外松内紧”，但在疫情等突发公共卫生事件发生时，企业的管理应当采用疏堵结合的原则，以做到平稳过渡。鉴于此，在《员工手册》的劳动纪律板块，笔者建议企业可从以下两个方面加强管理：

1、 以疏为主，人性化管理。员工违纪的背后可能会有形形色色的原因，如果不论任何原因进行“一刀切”，会给员工造成企业管理过于严苛的印象，不利于企业留住人才。特别是像此次新冠肺炎疫情，虽然大部分地区已经逐步复工，但员工出于疫情传播的担心或者其他原因，仍希望延迟复工，此时企业若不顾员工的诉求，对不按时复工的员工一律以旷工论处，不仅存在一定的法律风险，也会使得企业缺乏一定的人情味，进而影响了企业形象的建立及日后的人才吸引。

2、 坚持底线，把握原则。劳动纪律是企业日常管理中应当遵守的底线，是企业合法用工的“防火墙”，这一底线是不能被突破的。在疫情等突发事件来临时，企业应立即成立临时重大事项决策机构，适时评估风险，明确人员分工，加强员工管控。对于一些原则性问题，例如诚信、遵纪守法、尽职履责等原则，应当设置严厉的惩戒措施，防止员工存在侥幸心理，从而触碰底线。

3、 出台单行政策，各个击破。针对疫情下的各类特殊问题，大多数企业在制定《员工手册》时并未纳入制度体系，从而在问题出现时“无法可依“。为弥补此类缺失，建议企业在复工后尽快出台各类单行管理制度，以满足特殊时期的特殊管理需求，提升管理效率，也让员工事事“有章可循”。

“没有一个冬天不可逾越，没有一个春天不会来临”。笔者相信这次疫情用不了多长时间就会结束，疫情会让企业对自身的行为进行更多反思，并且更长远的规划企业的未来，从容应对各种挑战。2020年开局不易，愿我们都能够继续保持向上的姿态和前进的勇气。